Jak ušetřit moře firemního času i peněz

Líbí se vám náš projekt? Podpořte jej finančně.

Je až s podivem, kolik pracovního času může přijít vniveč. Moderní technologie jako email a videokonference, které měly lidem pomáhat a šetřit čas, ho mohou ve skutečnosti mnohem více spotřebovávat. V nové studii Bain & Company se zjistilo, že tak, jak uspořádáváme naše životy a řídíme naše společnosti, a především naše schůzky a mítinky, ztrácíme neuvěřitelné množství času.

Společnosti se většinou zabývají především náklady, tedy kolik to stálo. Ale málokdy se zabývají tím, kolik času všech účastníků bylo spotřebováno na schůzky, mítinky a jejich přípravu. Emaily, konferenční hovory, online kalendáře, všechno to dělá přihlášení se k různým akcím tak snadné, že ani nepřemýšlíme nad tím, než to uděláme. 

Statistiky jsou dosti šokující:

• 15% veškerého kolektivního času celé typické společnosti spotřebují mítinky
• seniorní řídící pracovníci tráví průměrně více než dva pracovní dny týdně mítinky s více než třemi zaměstnanci
• seniorní řídící pracovníci přijmou ročně více než 30.000 zpráv a telefonátů. V sedmdesátých letech to bylo pouze 1.000 ročně

Analýza byla provedena na souboru 17ti velkých společností.

Speciálně u seniorních řídících pracovníků znamenají mítinky, telefonáty a emaily další hodiny práce pro další pracovníky. Situaci ještě zhoršuje fakt, že firmy neměří takto strávený čas a neexistuje penalizace za organizování nesmyslných a zbytečných schůzek a mítinků. 

Autoři studie dávají společnostem některá konkrétní doporučení. Například určit celkový limitovaný časový budget na firemní mítinky. Dalším doporučením je mít vždy jasnou a limitovanou agendu (program). 

Dále je zde jako výsledek studie jedno obecné doporučení pro všechny zaměstnance. To, co může každý zaměstnanec či manažer udělat nejlépe, je, že se před každým odesláním emailu či přihlášením se na firemní mítink dvakrát zamyslí, zda je to skutečně nezbytné. Nejenže jsou to vaše největší "plýtvače" času, ale ještě mají kaskádový efekt na váš čas i celou firmu. Tohle se skutečně velmi nabaluje!

Zdroj: qz.com, hbr.org

Jan Hýsek, jhy(z)jhy.cz

Líbí se vám náš projekt? Podpořte jej finančně.